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Le premier article de notre série consacrée au RPO (Recruitment Process Outsourcing) vous donnait une définition de ce concept, des différents types de solutions possibles et exposait les principaux cas d’usage que l’on peut rencontrer.

Dans ce second article, nous allons détailler les différents cas de recours au RPO. Si vous n’avez à recruter que quelques profils par an, vous avez probablement la capacité de le faire en interne, voire de vous appuyer sur un cabinet de recrutement pour vous aider ponctuellement. En revanche, si votre besoin est plus récurrent ou dépasse la norme habituelle, que faire ? Recruter dans nos écosystèmes IT, conseil, digital ou ingénierie est souvent changeant, toujours compliqué et consommateur de temps.

C’est dans ce cadre que nombre de nos clients s’appuient sur des prestataires externes pour recruter, avec une évolution récente dans la nature du partenariat : la volonté de capitaliser davantage sur cette collaboration (garder en interne une partie de l’expertise du prestataire ainsi que ce qui a été fait au cours de la mission). Une solution RPO peut alors être une bonne réponse… ou pas !

1. Dans quels cas doit-on externaliser le recrutement et recourir au RPO

création entreprise startup

Création d’une nouvelle entité ou entreprise

Que faire lorsqu’il n’existe pas de fonction recrutement ? Le temps de sélectionner puis d’intégrer un recruteur, de mettre en place les process, de choisir les outils, de définir la communication, peut être une histoire de mois. Un prestataire peut proposer une solution mise en œuvre en quelques jours intégrant l’ensemble des dimensions d’un dispositif recrutement : personnes, process, technologie, communication. Cette solution est particulièrement efficace pour les start-ups puisqu’elle permet de réaliser rapidement de nombreux recrutements, en libérant les opérationnels des dimensions transactionnelles du recrutement tout en capitalisant dans le temps sur ce qui est fait (viviers de candidats, création image de marque employeur …).

Avoir accès à une expertise de pointe

A l’instar des autres fonctions de l’entreprise qui peuvent être externalisées (IT ou R&D par exemple), un prestataire RPO doit disposer d’équipes constamment formées sur les techniques et outils recrutement les plus récents, ce qui n’est pas toujours possible pour vos équipes internes. Le partenaire RPO peut alors déployer une équipe immédiatement opérationnelle, disposant d’un haut niveau d’expertise en sourcing & sélection de candidats, et connaissant bien types de profils à recruter.

Pour réduire les coûts

On touche là à un éternel débat : le RPO permet-il de réduire le coût par recrutement ? Il semble qu’il n’y ait pas de réponse générale. Si l’on met en balance une solution RPO sur la base du prix facturé au nombre de recruteurs alloués au projet d’une part, et les salaires chargés d’une équipe interne d’autre part, difficile d’y voir une économie (à moins de s’engager dans un programme RPO d’envergure s’appuyant sur des centres near/off-shore). Mais c’est à mon sens une vision trop limitée de l’équation. La vraie question devrait être : « quel est le coût global par recrutement ? » pour chacun des 2 cas. Pour l’option d’une équipe interne, il convient d’ajouter au coût salarial les économies réalisées sur les honoraires des cabinets de recrutement (dont les missions sont souvent reprises par le prestataire RPO), ou les coûts indirects (temps passés par les opérationnels à faire du recrutement) et de le mettre en perspective avec le nombre de recrutements mensuels réalisés par un recruteur expert du prestataire RPO. Ce que j’ai souvent constaté, c’est qu’une solution RPO est globalement plus économique dans le temps : salaires + charges + outils + honoraires cabinets + coûts indirects > coût global RPO. Je vous proposerai de revenir plus en détail sur ce point dans un prochain article consacré au modèle économique ou business case du RPO.

Pour se concentrer sur des activités cœur de métier / stratégiques de l’entreprise

Il ne s’agit pas là de considérer que recruter n’est pas stratégique pour une entreprise mais plutôt de se poser la question : « sourcer des candidats, les présélectionner, et animer un process de recrutement est-il le métier de mon entreprise ? » Je n’ai pas de réponse toute faite, mais certains clients considèrent que ce n’est pas le cas, et décident alors d’externaliser la fonction recrutement au même titre que des pans entiers de leur fonction finance ou informatique.

Recrutement de profils pénuriques et/ou nouveaux pour l’entreprise

Lorsque qu’une partie de votre plan de recrutement porte sur des domaines dans lesquels vous n’avez pas suffisamment d’expertise, parce que nouveaux pour vous ou nécessitant sensiblement plus de recruteurs, une solution RPO limitée dans le temps semble pertinente (dans une approche projet). C’est une façon efficace d’acquérir rapidement de l’expertise tout en maintenant le cap sur les autres périmètres à staffer.

Pour absorber des pics d’activité (scalabilité / flexibilité)

Que se passe-t-il si vous devez soudain gérer 10, 20, 50 recrutements supplémentaires à l’habitude ? Que ce soit de manière saisonnière (campagnes d’alternants et stagiaires) ou ponctuelle (levée de fonds, ouverture de bureaux, lancement d’activité), vous devez rapidement augmenter votre capacité à recruter. Le RPO peut alors être une bonne réponse, d’autant qu’il permet aussi de réduire rapidement la taille de l’équipe une fois que le pic est passé.

Pour améliorer le process de recrutement

Parmi toutes les étapes du process, de la définition du besoin à l’intégration des nouveaux embauchés, quelles sont celles que votre organisation fait le mieux et quelles sont celles sur lesquelles vous êtes le plus challengé ? Une solution RPO peut vous aider sur tout ou une partie spécifique du process sur laquelle vous pouvez vous améliorer. Une des parties les plus fréquemment externalisées est le sourcing. Le sourcing nécessite en effet une expertise de pointe, tant sur les outils, les méthodes, la compréhension des postes que l’approche candidat. Et il est parfois (souvent ?) ingrat, ce qui génère aussi un taux de turn-over dans les équipes assez élevé. Nombre d’organisations ont recours à différentes solutions RPO sur cette partie du process au travers de la mise en place cellule / équipe sourcing en mode centre de service. Je n’ai pas cherché à dresser l’intégralité des situations pouvant conduire à la mise en place d’une solution RPO mais celles que nous avons le plus souvent rencontrées.

2. Quelle solution RPO dans mon contexte ?

Pour vous aider dans cette réflexion, je vous rappelle les 3 types de solutions RPO, et vous invite à vous poser la question : « ai-je besoin que les équipes du prestataire fassent à la place ou en complément de mes équipes ?

Assistance ponctuelle (ou « On-Demand RPO »)

Intervention d’un recruteur ou d’une équipe sur site, intégrés aux équipes en place et appliquant les process et méthodes en vigueur. Il s’agit de faire en complément des équipes en place.

Pour vous aider dans cette réflexion, je vous rappelle les 3 types de solutions RPO, et vous invite à vous poser la question : « ai-je besoin que les équipes du prestataire fassent à la place ou en complément de mes équipes ? » 

entretien recrutement RPO

Assistance ponctuelle (ou « On-Demand RPO »)

Intervention d’un recruteur ou d’une équipe sur site, intégrés aux équipes en place et appliquant les process et méthodes en vigueur.
Il s’agit de faire en complément des équipes en place. 

Externalisation complète (ou « full-scope » / « full-scale » RPO)

Externalisation complète du recrutement (globale ou par périmètre) qui peut combiner équipes sur site et hors-site. Le prestataire prend alors la responsabilité complète de l’ensemble des dimensions du recrutement, soit pour toute l’entreprise, soit pour une entité spécifique.
Il s’agit de faire à la place des équipes existantes. 

Solution intégrée (mix des 2 types de solutions précédentes)

Il s’agit ici d’une externalisation partielle portant sur une partie du process (sourcing, interview candidats…) ou n’adressant qu’une entité de l’entreprise, avec une équipe dédiée sur site et/ou hors-site qui mettra en en place des solutions innovantes.

Il s’agit alors de faire à la place des équipes existantes sur une partie spécifique du process, tout en étant intégré à une action commune globale. 

Si vous souhaitez aller plus loin dans la réflexion, nous vous proposons un diagnostic flash gratuit de votre situation au travers d’un échange d’une heure. A l’issue de ce RV, nos équipes vous dresseront un état des lieux de votre situation sous les différents prismes d’une politique d’attraction des talents : équipes, process, technologie, communication et de vous aiguiller sur la solution de recrutement la plus adaptée à vos besoins. Remplissez notre formulaire de contact et nous vous appellerons très vite !