Comment bien gérer le télétravail en tant qu’employeur ?

 

La crise Covid-19 a considérablement accéléré l’usage du digital dans notre quotidien. Le télétravail en fait partie ! Pour les métiers qui ne demandent qu’un ordinateur (et un cerveau !), le travail à distance s’est avéré fort utile durant la pandémie. Plus qu’une solution pour respecter la distanciation physique, le télétravail est devenu une nouvelle façon de concevoir le travail. Mais se pose alors la question des relations sociales, ainsi que des nouvelles problématiques liées au management en remote. Car comment faire pour gérer une équipe en télétravail ? C’est justement ce que nous allons voir dans cet article.

 

Le télétravail s’impose dans notre quotidien professionnel

Que vous le vouliez ou non, le télétravail est en train de s’imposer dans notre quotidien. Bien évidemment, le travail à distance (ou remote) n’a pas été inventé pendant la crise Covid-19. Mais cet événement a contribué à le répandre en entreprise depuis 2020. Depuis, travailleurs et employeurs ont été globalement séduits par ce mode de travail.

Pourquoi le télétravail est-il devenu si important aujourd’hui ? Tout simplement parce qu’il répond à des besoins de société : gain de temps, meilleur équilibre vie professionnelle / personnelle, plus d’autonomie, facteur de motivation, économies sur le coût des locaux, diminution de l’absentéisme… la liste est longue !

Si bien qu’il est devenu indispensable de le mentionner sur vos annonces d’emploi (à condition que le poste soit disponible en remote, bien sûr). Car le home office est maintenant plébiscité par les candidats en quête de leur prochaine opportunité professionnelle.

Gérer efficacement une équipe en télétravail : la communication est la clé

La question du travail à distance amène son lot de nouveaux enjeux et défis à relever, notamment par les managers et les équipes RH. Le plus important est de conserver le lien et d’instaurer un climat de confiance (réciproque).

Une bonne communication doit éviter le sentiment d’isolement des salariés à domicile. Car être loin de la machine à café, c’est risquer de ne plus avoir le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Mais cette communication ne doit pas être trop intrusive pour autant. C’est un équilibre délicat à trouver.

De plus, les relations professionnelles sont indéniablement biaisées par la distance. Peu importe ce que diront les adeptes du 100 % remote, une relation par caméras interposées n’est pas équivalente à une discussion en face-à-face dans les locaux. Il faut donc en avoir conscience si vous faites le choix du télétravail dans votre entreprise (qu’il soit partiel ou total).

Par exemple, la réactivité dans les échanges d’informations peut en souffrir : il est plus rapide d’aller échanger de vive voix que d’attendre que le collègue ait vu votre notification Slack. La question se pose aussi lorsque vous devez intégrer un nouveau collaborateur à distance (vous trouverez d’ailleurs des conseils utiles pour garder le lien avec les candidats entre l’acception de l’offre et leur arrivée en cliquant ici).

Management à distance : plus de préparation avant les échanges

Pour manager efficacement vos équipes à distance, il vous faut soigner la préparation de tous vos échanges à distance (réunions de service, entretiens individuels, présentations clients, etc.). Encore plus qu’en présentiel. Vérifiez que vous avez communiqué toutes les informations indispensables :

  • Liens de connexion ;
  • Durée de l’échange ;
  • Objectifs de la réunion ;
  • Tutoriels pour présenter l’outil utilisé.

 

Ce dernier point est encore trop souvent négligé. Dites-vous qu’il vaut mieux prendre le temps d’écrire quelques lignes pour expliquer comment se connecter à la réunion (ou d’inclure quelques screenshots ou vidéos explicatives pour les logiciels les plus complexes) plutôt que de vous retrouver tout seul le jour J. Vos interlocuteurs doivent comprendre rapidement comment se connecter et utiliser l’outil, sans être bloqués pour des raisons techniques.

Autre élément essentiel : anticiper les étapes de l’échange afin que le temps imparti soit optimisé et respecté. Si vous dépassez l’heure de fin, attendez-vous à ce que vos salariés n’écoutent que d’une oreille la suite de la réunion. Autrement dit, le travail à distance doit être l’occasion d’aller à l’essentiel et d’éviter le syndrome « réunionite » (au lieu de l’amplifier !).

Réussir à créer du lien malgré la distance

Nous l’avons dit et nous le répétons : instaurer un climat de confiance est le grand défi de tout manager qui gère une équipe en télétravail. Plus que jamais, le lien social est essentiel. Aussi, passer 10 minutes de votre temps à échanger de façon informelle avec vos collaborateurs n’est pas un mal, au contraire.

Voici quelques exemples de moyens pour créer facilement du lien social avec votre équipe à distance :

  • Brisez la glace avec des questions plus personnelles (par exemple : quelle est votre musique favorite pour travailler ?) ;
  • Mettez en place des challenges entre équipes (objectifs à atteindre, événements à organiser, posts sur les réseaux sociaux, etc.) ;
  • Créez un channel dédié aux sujets qui ne concernent pas le travail (#chitchat) ;
  • Faites autant que possible des visio (avec caméras allumées), que ce soit pour des échanges d’équipes ou en 1 to 1 ;
  • Désignez un parrain dédié à chaque nouvel embauché pour faciliter son onboarding.

Ce lien social est d’autant plus important si vous devez annoncer des difficultés ou des mauvaises nouvelles à distance. Vous pouvez alors opter pour des processus plus formels (comme un système de mentoring spécialement dédié aux salariés qui n’atteignent pas leurs objectifs). L’idée est que la relation, et plus globalement la productivité de vos équipes, soit aussi qualitative qu’en face-à-face.

Quels outils pour le télétravail ?

Une bonne communication à distance nécessite des outils de télétravail efficaces. Car le home office n’est possible que si vos équipes utilisent les bons outils de communication et d’organisation. Nous pouvons citer :

  • Pour le travail collaboratif : Slack, Microsoft Teams, Discord, etc.
  • Pour la messagerie : Gmail, Outlook, etc.
  • Pour les visioconférences : Zoom, Google Meet, Skype, Teams, Hangout, etc.
  • Pour la gestion de projet : Trello, Assana, Notion, etc.
  • Pour partager des fichiers volumineux : Dropbox, Google Drive, Leviia

 

Pour manager une équipe en télétravail, vous devez donc adapter votre communication aux nouveaux outils et usages. Le tout avec bienveillance ! À la clé : des collaborateurs épanouis et impliqués, malgré la distance.

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