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Les 7 clés de réussite d’un projet RPO

Ça y est ! En tant que Responsable des Ressources Humaines ou encore Responsable en recrutement d’une grande entreprise, vous avez pris une grande décision : vous vous êtes lancé dans une démarche d’externalisation du recrutement avec le meilleur partenaire possible. Vous voulez bien entendu vous assurer de son succès, et ce, en accord avec vos objectifs ainsi que ceux de votre entreprise.

Pour cela, nous vous invitons à suivre ces 7 principes clés pour une mise en œuvre optimale de votre projet de RPO :

1) Communiquer en amont pour vendre votre projet et rassurer vos équipes !

Prenez le temps de détailler à vos équipes de recrutement le contexte et les raisons qui vous ont amenées à faire appel à un prestataire externe. Vous pouvez leur rappeler que l’objectif n’est pas de les remplacer mais bien de mettre en œuvre avec elles la stratégie « talent acquisition » et de réaliser à leurs côtés le plan de recrutement. Les équipes RPO sont avant tout leurs partenaires avec des périmètres de responsabilité bien distincts. Cela permet de rassurer votre équipe et de garantir un bon accueil à leurs nouveaux collègues.

Les opérationnels sont indispensables au bon déroulement du processus de recrutement : informez-les de l’arrivée de nouveaux interlocuteurs dont la mission est de les aider à recruter. Vous pouvez clarifier les responsabilités et le périmètre des attributions de chacun tout en précisant les apports complémentaires de l’équipe RPO par rapport à l’équipe déjà en place (ex : mise en place d’une cellule de sourcing qui n’existait pas avant, intervention ou pas pendant les entretiens physiques).

En fonction du modèle RPO choisi (Voir notre article sur les différentes solutions de RPO), cette communication peut être aussi l’occasion de leur indiquer que l’équipe RPO sera amenée à challenger les habitudes : volume de candidats présentés, mise en place de RDV, débrief d’entretiens ….
Globalement, vous gagnerez plus facilement l’adhésion des opérationnels en leur exposant les bénéfices qu’ils retireront de ce projet et en leur montrant que les succès seront partagés.

2) Préparer un brief complet pour démarrer le partenariat dans une démarche d’amélioration continue du processus de recrutement

Au démarrage, il est indispensable de vous poser les bonnes questions concernant la mise en place du RPO :

  • Quelles sont les spécificités de votre industrie qu’il faut impérativement connaître pour recruter vos talents de demain ?
  • Qui accompagnera l’équipe RPO dans la compréhension des particularités de votre entreprise ?
  • Comment fonctionne votre organisation et quels sont les points à ne pas changer dans celle-ci ?
  • Quels sont les objectifs de vos recruteurs ?
  • Quelles sont vos métriques sur l’ensemble de votre processus de recrutement ?
  • Quelles sont les difficultés évidentes rencontrées lors de vos recrutements ?

Ce travail préparatoire est primordial pour permettre à votre partenaire RPO de collecter l’ensemble des informations indispensables au bon déroulement de la mission. Cela permet aussi de mettre à plat les stratégies habituelles de recrutement et de proposer de nouvelles opportunités pour les compléter.

3) Exposer les difficultés et réfléchir aux points d’amélioration du processus de recrutement

De nombreuses entreprises bien établies et ayant une équipe de recrutement performante souffrent malgré tout de dysfonctionnements dans leur processus de recrutement.

Dans le cadre du partenariat RPO, il est très important de communiquer sur les difficultés rencontrées à chaque étape de ce processus.

Rappelez-vous que si une partie de votre recrutement est externalisée, vous en conservez la maîtrise ! La sous-traitance du recrutement ne signifie pas une perte de sécurité. Au contraire, l’efficacité des recruteurs dépend des évaluations critiques de votre processus. Il est donc nécessaire de dévoiler rapidement toute imperfection qui pourrait entacher la réussite du projet sachant que le prestataire, étant au cœur du processus de recrutement, ne peut que se rendre compte rapidement des dysfonctionnements potentiels.

La transparence sur ces difficultés ne pourra qu’assurer l’efficacité du ou des recruteurs de votre partenaire et les équipes peuvent ainsi réfléchir sur les meilleures solutions à adopter.

4) Partager vos valeurs et vous assurer du bon alignement des équipes en RPO sur celles-ci !

Pour un partenariat réussi, l’équipe RPO doit pouvoir s’intégrer à votre culture d’entreprise. Cela passe notamment par le partage de vos valeurs et des codes de votre entreprise : manière de communiquer (tutoiement, format des mails, réunions informelles …), jargon spécifique employé ou encore évaluation des candidats en regard de vos valeurs.

L’objectif est de garantir la cohérence de votre marque employeur tant en interne auprès des opérationnels qu’en externe auprès des candidats.

5) Être partenaire dans le développement de la marque employeur

Les recruteurs sont souvent le premier point de contact de votre entreprise avec les candidats. La multiplicité des tâches de vos recruteurs (projets RH, tâches administratives…) peut avoir un impact sur l’expérience candidat comme par exemple, l’allongement des délais de traitement des candidatures ou de la durée du process.

L’équipe RPO peut ainsi avoir un impact positif sur l’expérience candidat en libérant du temps à votre équipe interne et contribue donc à améliorer votre image de marque employeur.

Prenez soin de bien délimiter les responsabilités, de dimensionner au mieux les équipes afin que l’équation globale laisse suffisamment de temps à tous les recruteurs (internes et externes) pour traiter chaque candidat comme le mérite toute personne s’intéressant à votre entreprise.

Même si vous ne recrutez pas tous les candidats intéressés, vous soutenez une marque employeur positive en accordant à chaque candidat le temps et l’attention qu’il mérite.

Ce gain de temps peut vous permettre de réfléchir à l’optimisation de votre processus de recrutement et de vos stratégies à long terme afin d’améliorer la capacité d’acquisition de talents de votre entreprise.

Et si votre objectif à terme est de reprendre en interne l’ensemble des activités recrutement, profitez de ce partenariat pour travailler ensemble sur l’amélioration de votre image de marque employeur.

6) Capitaliser sur la connaissance marché du votre prestataire (et faites-en un levier de développement de vos équipes !)

Si vous avez choisi ce prestataire, c’est sans doute pour sa maîtrise de votre écosystème et des profils que vous recherchez.

Cette connaissance de votre marché lui permet de pourvoir efficacement les postes confiés. C’est primordial, mais vous pouvez aller bien au-delà !

En effet, les équipes de votre prestataire connaissent les attentes des candidats, ainsi que les dernières informations sur l’évolution du marché ou du secteur. Vous pouvez en profiter pour développer votre base de connaissances ainsi que vos plans de formation. Grâce à cela, vos équipes peuvent gagner en compétences et votre stratégie globale de recrutement en maturité.

Equipe Solantis

7) Rester ouvert d’esprit à propos de votre RPO et considérer votre partenaire comme un conseiller

Que ce soit une recommandation pour de nouvelles technologies et de nouveaux outils ou une nouvelle approche de la gestion du process de recrutement, votre partenaire RPO pourrait avoir quelques suggestions innovantes. Il est en effet en ligne directe avec de nombreux usages dans des entreprises et des secteurs variés. Certaines de ces (bonnes) pratiques peuvent sans doute vous convenir et vous aider à améliorer votre « machine à recruter ».

Limiter votre partenariat à un simple projet transactionnel (pourvoir des postes ouverts) pourrait vous priver d’une valeur ajoutée très importante. Assurez-vous de la séniorité de l’équipe RPO et qu’elle dispose bien de la hauteur de vue nécessaire pour travailler avec vous sur ces dimensions.

Conclusion

N’ayez pas peur du changement, vous avez pris la bonne décision ! Une externalisation du recrutement ou RPO peut sembler complexe au début, mais une fois que le projet est lancé, l’organisation du recrutement gagne en efficacité. De plus, l’économie réalisée en externalisant votre recrutement permet aussi de pourvoir plus de postes ! Et n’oubliez pas : assurez-vous d’expliquer le processus et les objectifs du projet en amont à votre équipe de recrutement interne afin d’optimiser votre démarche RPO.