Mettre en place un dispositif RPO (Recruitment Process Outsourcing) ne consiste pas simplement à confier quelques recrutements à un prestataire externe. C’est avant tout adopter un modèle structuré et bien piloté. Ce modèle doit être conçu pour absorber vos volumes d’embauches, réduire vos délais de recrutement et professionnaliser chaque étape du process.
Mais pour comprendre pleinement la valeur du RPO, encore faut-il savoir comment il fonctionne concrètement :
- À quoi ressemble un processus RPO complet, de l’audit initial jusqu’au reporting final ?
- Et surtout : comment ce fonctionnement permet-il d’améliorer la performance globale du recrutement ?
Dans cet article, nous vous présentons le déroulement typique d’un projet RPO, étape par étape, tel qu’il est mis en place chez Solantis : cadrage, mise en place opérationnelle, sourcing, gestion des entretiens, pilotage et optimisation continue. De quoi vous aider à anticiper, structurer et réussir votre propre démarche RPO.
Qu’est-ce qu’un processus RPO ?
Un processus RPO (Recruitment Process Outsourcing) est un dispositif dans lequel une entreprise confie tout ou partie de son recrutement à un partenaire externe. Ce dernier peut s’intégrer directement dans l’équipe RH pour optimiser l’ensemble du processus.
Contrairement à un cabinet de recrutement traditionnel, qui intervient ponctuellement sur un poste, le RPO repose sur une logique d’immersion, de continuité et de pilotage de la fonction recrutement.
Concrètement, un processus RPO vise à professionnaliser et fluidifier toute la chaîne de recrutement : du cadrage des besoins, au sourcing, en passant par les entretiens, jusqu’au reporting, au suivi des KPIs et à l’amélioration continue.
Le partenaire RPO travaille avec vos outils, vos managers et vos méthodes, comme un membre intégré de votre équipe RH/TA (Talent Acquisition). L’objectif n’est pas simplement de “trouver des candidats”, mais d’installer une machine de recrutement plus efficace, plus rapide et mieux alignée sur vos enjeux business.
C’est cette dimension systémique qui distingue réellement le RPO : vous bénéficiez d’un process complet et structuré, pensé pour absorber du volume, réduire le time-to-hire et garantir une expérience candidat homogène (tout en gardant la main sur les décisions finales).
Quels sont les objectifs et missions d’un RPO ?
Derrière un dispositif RPO, il n’y a pas seulement un renfort opérationnel. Il y a une mission beaucoup plus large : rendre votre recrutement plus performant, plus prévisible et plus structuré. Le consultant RPO n’agit pas comme un prestataire extérieur, mais comme un partenaire embarqué, impliqué dans la réussite de vos objectifs RH et business. Voici les principales missions d’un RPO.
1 – Absorber efficacement votre volume de recrutements
Le RPO permet d’absorber des pics d’activité ou des besoins récurrents sans surcharger vos équipes RH. L’objectif : stabiliser votre capacité de recrutement, même en période de forte croissance.
2 – Professionnaliser et structurer vos process
Un consultant RPO analyse vos méthodes existantes et identifie ce qui peut être simplifié, automatisé, harmonisé et clarifié auprès des managers. C’est une mission centrale : créer un process robuste, qui ne dépend plus de facteurs aléatoires (disponibilité interne, niveau d’expertise, outils dispersés…).
3 – Réduire le time-to-hire et fluidifier l’expérience candidat
Le RPO optimise chaque étape : sourcing, entretiens, relances, coordination interne. Résultat : des délais plus courts, moins de candidats perdus en route et une meilleure satisfaction des managers. Chez Solantis, cette dimension est clé : fluidifier l’expérience candidat, c’est renforcer votre marque employeur.
4 – Piloter et mesurer la performance du recrutement
Le RPO n’est pas qu’un exécutant. C’est un pilote. Il met en place des indicateurs tels que le time-to-hire, le taux de transformation, des SLAs ou l’évaluation de la performance de vos canaux de sourcing. Ces données permettent d’améliorer toujours plus vos process de recrutement et d’aligner les décisions avec vos enjeux business.
5 – Accompagner le changement auprès des équipes internes
Le consultant RPO joue aussi un rôle de facilitateur. Il communique avec les managers, partage les bonnes pratiques, clarifie les étapes du process, et sécurise la montée en compétences des équipes RH. L’enjeu ici : faire progresser l’organisation dans son ensemble, pas seulement combler un besoin ponctuel.
Comment fonctionne un RPO ? Déroulement d’un projet de A à Z
Le fonctionnement d’un RPO repose sur une démarche structurée, pensée pour rendre le recrutement plus fluide, plus rapide et mieux piloté. Chez Solantis, un projet RPO suit généralement 5 grandes étapes : audit, mise en place, sourcing, gestion des entretiens, reporting. Chaque étape a un rôle bien précis. C’est leur enchaînement qui garantit la performance du dispositif.
Étape 1 : Audit et cadrage initial
Le succès d’un dispositif RPO dépend de la précision de la phase de cadrage. Avant toute action opérationnelle, l’équipe Solantis commence par un audit complet du contexte RH et business.
Cette phase permet de :
- Comprendre vos enjeux (croissance, transformation, ouverture de nouveaux marchés…) ;
- Analyser vos process de recrutement existants ;
- Identifier vos points de friction (délais trop longs, manque de candidats, coordination complexe entre les parties prenantes…) ;
- Définir clairement les attentes : volume à absorber, profils prioritaires à recruter d’urgence, délais cibles, périmètre d’intervention.
C’est aussi le moment où sont définis les KPIs de pilotage : time-to-hire visé, taux de satisfaction des managers, taux de transformation, etc. Cette étape garantit une intégration fluide et une vision commune dès le lancement du projet.
Étape 2 : Mise en place du dispositif RPO
Une fois le cadrage validé, on passe à la mise en place opérationnelle. Chez Solantis, cela consiste à :
- Constituer l’équipe RPO dédiée, généralement composée d’un consultant (ou d’une équipe selon les besoins et les budgets) ;
- Intégrer cette équipe dans vos réunions, vos outils et vos méthodes (et parfois dans vos locaux dans le cas d’un RPO on-site) ;
- Se familiariser avec vos ATS, vos canaux de communication et votre culture interne ;
- Définir les routines de collaboration : points avec les managers, points hebdo RH, validations des offres, priorisation des besoins…
L’objectif : faire en sorte que le consultant RPO soit perçu comme un membre de votre équipe, capable d’agir en marque blanche auprès des candidats.
Étape 3 : Sourcing et acquisition des talents
C’est la phase la plus visible du RPO : trouver et attirer les bons profils pour votre entreprise. Mais contrairement à un cabinet, qui agit “de l’extérieur”, le RPO s’appuie sur une stratégie totalement alignée avec vos critères.
Le sourcing inclut :
- L’approche directe et la chasse ciblée ;
- Les jobboards spécialisés ;
- L’activation de viviers internes ;
- Le tri des candidatures spontanées ;
- Des techniques de sourcing avancées (mapping, recherche booléenne, veille marché).
L’objectif n’est pas d’envoyer des CV “en volume”, mais plutôt de présenter des candidatures qualifiées et alignées avec les attentes du manager opérationnel.
Étape 4 : Gestion du processus d’entretiens
Le RPO ne se limite pas au sourcing, loin de là ! Il prend aussi en charge toute la coordination opérationnelle :
- Organisation des entretiens ;
- Relance des candidats contactés ;
- Communication avec les managers ;
- Suivi des retours à faire aux candidats ;
- Gestion des indisponibilités ou des reports ;
- Alimentation continue de l’ATS (pour centraliser toute l’information en un seul endroit).
Le consultant RPO veille également à la qualité de l’expérience candidat : transparence sur les étapes, feedbacks réguliers, délais, etc. C’est un point essentiel pour renforcer votre attractivité, notamment sur les profils pénuriques (comme dans l’IT & le digital).
Étape 5 : Reporting, pilotage et optimisation continue
C’est la dimension la plus différenciante du modèle RPO. À intervalles réguliers (hebdomadaire, bimensuel, mensuel), le consultant partage des KPIs et tableaux de bord précis :
- Nombre de candidatures pour un poste ;
- Qualité des viviers en cours ;
- Avancement par poste ouvert ;
- Délais de recrutement actuels ;
- Performance des différents canaux de recrutement utilisés ;
- Points de friction identifiés à chaque étape du process (côté recruteur, candidat et manager).
Ces reportings permettent d’ajuster la stratégie en continu : élargissement du vivier, adaptation de la fiche de poste, changement de canal, priorisation des recrutements, etc. Le RPO n’est donc pas un modèle figé. C’est une démarche d’amélioration permanente, centrée sur la performance.
Les bénéfices d’un processus RPO bien structuré
Un bon RPO transforme durablement la performance RH de votre entreprise. Grâce à un fonctionnement clair, des étapes maîtrisées et un pilotage continu, vous bénéficiez d’un système de recrutement plus rapide et plus prévisible. Voici les principaux bénéfices constatés par les entreprises qui adoptent un dispositif RPO structuré.
Une réduction tangible du time-to-hire
En optimisant chaque étape (sourcing, prise de brief, coordination des entretiens, reporting), le RPO permet de gagner plusieurs semaines sur le délai moyen de recrutement. Cela signifie :
- Moins de postes vacants ;
- Moins de perte de productivité ;
- Une meilleure réactivité face aux besoins business.
Chez Solantis, c’est souvent le premier impact positif observé.
Une meilleure qualité des recrutements
Grâce à une immersion complète dans votre environnement, le consultant RPO comprend mieux vos enjeux métier, vos attentes managériales, votre culture et vos critères de sélection.
Résultat : les profils présentés sont beaucoup plus alignés avec vos besoins, ce qui réduit les erreurs de recrutement et augmente le taux de transformation.
Une expérience candidat plus fluide
Le consultant RPO agit en marque blanche, au nom de votre entreprise. Il garantit une expérience homogène :
- Des retours rapides ;
- Une communication claire ;
- Un parcours sans “trous dans la raquette”.
C’est un levier fort pour renforcer votre attractivité, notamment sur les profils IT et digitaux, souvent très sollicités.
Un pilotage clair grâce aux KPIs et reportings
L’une des forces du RPO, c’est la transparence sur les chiffres. Vous suivez la performance en continu via des tableaux de bord (avancement des recrutements, performance des canaux, qualité des candidatures, délais par étape, satisfaction des managers, etc.).
Cela vous permet de piloter votre recrutement comme un véritable projet, avec une logique ROI.
Une montée en compétence des équipes internes
Le RPO n’est pas seulement un renfort opérationnel. Il aide vos équipes RH et vos managers à clarifier leurs attentes, adopter les bonnes pratiques en matière de recrutement, tout en apprenant à mieux prioriser.
Avec le temps, votre organisation gagne en maturité et en efficacité, même après la fin du dispositif.
Fonctionnement RPO Solantis : les 5 piliers de notre approche
Chez Solantis, le RPO est un dispositif sur-mesure, construit pour s’adapter à vos enjeux business, à vos équipes et à vos volumes de recrutement. Notre approche repose sur 5 piliers : immersion, expertise, flexibilité, pilotage et amélioration continue.
Pilier 1 : Une immersion complète dans vos équipes
Dès le lancement, nos consultants RPO s’intègrent à votre organisation :
- Participation aux réunions avec les managers ;
- Utilisation de vos outils (ATS, CRM, messageries) ;
- Communication en marque blanche auprès des candidats ;
- Compréhension fine de vos pratiques internes.
Cette immersion garantit une cohérence totale entre votre culture, votre marque employeur et la manière dont nous représentons votre entreprise sur le marché.
Pilier 2 : Une expertise pointue sur les métiers IT & digitaux
Solantis intervient depuis plus de 15 ans sur les métiers de l’IT, du digital et de l’innovation. Nos consultants connaissent parfaitement les technologies, les profils pénuriques, les attentes des candidats et les dynamiques de marché.
Ce niveau d’expertise nous permet d’aller plus vite, de mieux qualifier les profils et de conseiller vos managers avec précision.
Pilier 3 : Un dispositif flexible et évolutif
Selon vos besoins, nous pouvons adapter :
- La taille de l’équipe RPO ;
- La durée du dispositif ;
- Le périmètre (sourcing uniquement, gestion complète du recrutement, pilotage…).
Qu’il s’agisse de démarrer un projet, d’absorber un pic d’activité ponctuel ou d’accompagner une scalabilité rapide, notre approche reste modulable.
Pilier 4 : Un pilotage rigoureux et orienté résultats
Chez Solantis, le RPO est systématiquement associé à un suivi précis des KPIs :
- Rapidité d’exécution (time-to-hire)
- Taux de transformation par étape
- Qualité des candidats présentés
- Satisfaction des managers
- Performance des sources
Nous partageons ces indicateurs en toute transparence et formulons des recommandations d’amélioration continue. L’objectif : que chaque mois soit plus performant que le précédent.
Pilier 5 : Une logique d’amélioration continue
Au-delà du recrutement, notre rôle est d’optimiser vos process RH :
- Mise en place de bonnes pratiques
- Structuration des briefs managers
- Amélioration des annonces de postes
- Accompagnement à la prise de décision
- Homogénéisation de l’expérience candidat
Le résultat : un recrutement plus fluide, plus prévisible et efficace.
Si vous cherchez à absorber un volume important de recrutements, à professionnaliser vos process ou tout simplement à gagner en efficacité, le RPO peut donc devenir un véritable levier de performance pour votre organisation.
Chez Solantis, nous accompagnons les entreprises du digital, de l’IT et de l’innovation avec des dispositifs sur-mesure, pensés pour s’adapter à leurs enjeux et à leur rythme. Nos équipes peuvent vous aider à construire un dispositif RPO adapté à vos besoins, que vous recrutiez quelques profils clés ou plusieurs dizaines de talents sur l’année.
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