Comment garder le lien avec les candidats, entre l’acceptation de l’offre et leur arrivée ?

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Cela fait maintenant des semaines que le candidat que vous avez retenu a signé son offre d’emploi. Vous l’avez donc recruté avec succès. En théorie. Car, lorsque le jour de sa prise de poste arrive enfin, vous ne pouvez vous empêcher de vous demander : la nouvelle recrue va-t-elle vraiment venir ? Sera-t-elle toujours motivée à travailler chez vous ? Et si un concurrent lui avait fait une contre-offre entre temps ?

Autant de doutes parfaitement légitimes. On sait tous qu’il peut se passer bien des choses pendant les longues périodes de préavis. Ne pas avoir de nouvelles réciproques avant la phase de l’onboarding génère un risque indéniable. Alors comment garder le lien avec les candidats entre l’acceptation de l’offre et leur arrivée ? C’est justement ce que nous allons voir dans cet article !

 

Garder le lien entre l’acception de l’offre et l’arrivée dans l’entreprise : pourquoi c’est si important ?

Mettez-vous brièvement à la place du candidat. Vous venez de passer une batterie d’entretiens d’embauche tous plus énergivores les uns que les autres. Et ça y est, vous avez été recruté par une entreprise au top ! Mais une fois l’excitation retombée, votre motivation va très probablement diminuer elle aussi au fil des jours. Surtout si vous n’avez plus aucune nouvelle de l’entreprise en question.

Du côté de l’entreprise, vous avez donc tout intérêt à réduire au maximum cette zone de flou. Il vous faut garder un lien constant avec le candidat avant son arrivée dans les locaux. Le but ? Conserver et relancer son intérêt pour le poste.

Le risque si vous ne le faites pas ? Ne pas le voir arriver le jour J (pour tout un tas de raisons : contre-proposition de son employeur actuel, offre plus intéressante de la concurrence, disparition dans la nature…). Autrement dit, le risque est de faire échouer le recrutement et de devoir tout reprendre depuis le début (le cauchemar des recruteurs !).

C’est pourquoi vous devez bien comprendre que cette étape de transition doit faire partie intégrante de votre processus de recrutement. Soigner cette étape, c’est améliorer considérablement l’engagement et l’expérience du candidat.

Comment soigner la phase de « pré-onboarding » ?

La phase de « pré-onboarding » est cette fameuse étape de transition entre le moment où le candidat accepte votre offre d’embauche et le jour de sa prise de poste. Elle dure souvent plusieurs semaines, voire plusieurs mois (notamment pour les préavis des salariés ayant le statut cadre).

Durant la totalité de votre processus de recrutement, vous devez être aux petits soins avec vos candidats. Ces « petits soins » ne doivent pas disparaître du jour au lendemain. Surtout lorsque le candidat a confirmé son souhait de rejoindre vos équipes.

Ainsi, l’intégration de tout nouveau collaborateur commence bien avant son arrivée effective dans l’entreprise. Dès l’étape du brief avec les opérationnels, vous devez avoir une idée claire de la façon dont la recrue sera accueillie le jour J.

Rencontre avec son équipe, point avec son n+1, journée d’intégration, agenda de formation, pot de bienvenue… Tous ces éléments doivent être formalisés à l’avance et communiqués autant que possible au nouvel embauché avant son arrivée. Le processus d’onboarding est le résultat d’un travail réalisé conjointement avec l’équipe RH, le recruteur et l’équipe concernée (manager et futurs collègues).

Par exemple, si vous devez prévoir une importante montée en compétences lors de la prise de poste, nous vous conseillons de préparer le plus tôt possible le parcours de formation. Le mieux serait de communiquer à l’avance à la nouvelle recrue par qui et quand elle sera formée à son arrivée dans l’entreprise.

Que faire concrètement pour garder le contact avec le futur salarié ?

L’idée est de maintenir le niveau d’attention que vous aviez envers le candidat avant qu’il accepte votre proposition. Que ce soit par e-mail, par téléphone, ou même physiquement, tous les moyens de communication sont bons.

Le must est que la personne responsable de son recrutement appelle directement le candidat afin de prendre de ses nouvelles. C’est d’autant plus important dans le cas d’une démission. Car cette dernière est toujours un moment décisif (et donc stressant). Nous vous recommandons d’écouter attentivement le candidat, surtout s’il ressent des doutes ou des difficultés (professionnelles comme personnelles). Que ce soit pour négocier sa période de préavis ou pour trouver un nouveau logement (si le changement de poste nécessite un déménagement), conseillez-le au maximum.

En plus de « prendre la température » par téléphone, vous pouvez aussi pousser du contenu de valeur à votre nouvel embauché. Il peut s’agir de courts e-mails qui servent de tutoriels pour préparer l’arrivée dans l’entreprise. Interlocuteurs-clés, jargon utilisé en interne (en réunion, mais aussi à la machine à café !), documents pratiques, conseils pour se rendre dans les locaux… Les sujets ne manquent pas pour montrer que tout est pensé pour préparer l’arrivée de la recrue dans les meilleures conditions.

Voici 5 « prétextes » pour échanger avec le nouvel embauché avant le jour de sa prise de poste :

  • Informations sur les projets en cours dans l’équipe ;
  • Invitation à suivre l’entreprise sur les réseaux sociaux (comme Glassdoor et LinkedIn) ;
  • Envoi des accès à la boîte e-mail et aux outils internes ;
  • Photos ou vidéos des locaux (notamment de l’endroit où va travailler la recrue) ;
  • Échange avec le RRH sur le contrat de travail, les congés, les tickets-restaurant, etc.

Le parrain : un rôle capital

Nous l’avons dit plus tôt, le « pré-onboarding » n’est pas du seul ressort de la partie RH / recrutement. C’est aussi une mission à la charge de l’équipe qui va accueillir le nouvel embauché. À ce titre, nous vous conseillons fortement de lui désigner un parrain dédié.

Le parrain peut être l’un des futurs collègues de la recrue, un manager, ou encore un chargé RH. Sa mission est de veiller à ce que l’intégration se passe au mieux, tant sur les plans humains que matériels. Pour cela, il assure le lien entre les RH, les équipes internes, les outils digitaux et le nouvel embauché.

C’est au parrain de faire en sorte que la recrue dispose d’un équipement pleinement opérationnel le jour de son arrivée. Il va également servir de guide en facilitant la sociabilisation du nouveau collaborateur. D’ailleurs, une bonne idée est de l’inviter au prochain événement organisé par l’équipe (afterwork, team building, etc.).

 

Nous espérons que cet article vous a donné des clés concrètes pour garder le lien avec vos candidats entre l’acceptation de l’offre et leur arrivée dans vos locaux. N’hésitez pas à nous en toucher un mot dans l’espace Commentaire. C’est fait pour ça !

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