Externaliser le recrutement : longtemps perçue comme réservée aux grands groupes, cette pratique séduit aujourd’hui toujours plus d’entreprises (de la startup en forte croissance aux ETI en transformation). Pourquoi ? Eh bien parce qu’à l’heure où les compétences sont recrutées en un temps record, avoir un dispositif de recrutement agile et aligné sur vos objectifs business est devenu un levier stratégique.
L’externalisation du recrutement (aussi appelée recrutement externalisé ou outsourcing du recrutement) consiste à confier tout ou partie de votre processus de recrutement à un partenaire spécialisé. Qu’il s’agisse de quelques recrutements ciblés ou d’un accompagnement global via un dispositif RPO (Recruitment Process Outsourcing), l’objectif est le même : gagner en efficacité, en réactivité et en qualité, tout en optimisant vos coûts et en maîtrisant votre time-to-hire.
Mais concrètement, qu’est-ce que l’externalisation du recrutement ? Pourquoi y recourir ? Quels en sont les avantages et les points de vigilance ? Et surtout, comment choisir le bon partenaire pour faire de cette démarche un véritable levier de performance ?
Alors, qu’est-ce que l’externalisation du recrutement ?
Externaliser son recrutement consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie de vos activités liées au processus de recrutement. Cette démarche peut prendre plusieurs formes, selon les besoins et les priorités de votre entreprise :
- La délégation ponctuelle, qui porte sur un ou plusieurs recrutements spécifiques (par exemple, un poste stratégique ou une vague d’embauches liée à un pic ponctuel d’activité).
- L’externalisation globale et continue, souvent désignée sous le terme de RPO (Recruitment Process Outsourcing), qui englobe l’ensemble du processus : sourcing, présélection, évaluation des candidats, suivi des entretiens, reporting et accompagnement jusqu’à l’intégration.
Autrement dit, externaliser le recrutement, c’est vous appuyer sur une équipe d’experts métiers pour optimiser l’ensemble du cycle de recrutement (tout en conservant la maîtrise des décisions finales).
Contrairement à une simple collaboration avec un cabinet de recrutement, l’externalisation s’inscrit dans une logique de partenariat plus profond :
- Les équipes du prestataire travaillent en lien étroit avec vos ressources internes (RH et opérationnels).
- Les process et les indicateurs de performance sont partagés avec vos équipes et la direction de votre entreprise.
- La relation est souvent contractualisée sur une longue durée, avec un accompagnement évolutif selon vos besoins.
Cette approche permet de structurer et professionnaliser vos recrutements dans la durée, en apportant flexibilité, réactivité et expertise. Le tout sans alourdir les charges fixes de votre entreprise.
Pourquoi vouloir externaliser le recrutement ? Voici les avantages
Si vous vous demandez pourquoi externaliser vos recrutements, sachez que cette décision répond avant tout à un enjeu : gagner en efficacité dans un marché de l’emploi toujours plus concurrentiel. Nos consultants vous partagent les raisons qui conduisent la plupart du temps les entreprises à faire appel à un partenaire externe.
Avantage n°1 : Gagner du temps et vous concentrer sur votre cœur d’activité
Recruter s’avère extrêmement chronophage et nécessite de mobiliser vos équipes internes (au détriment d’autres priorités stratégiques). En confiant ces missions à un prestataire dédié, vous restez concentré sur votre activité principale tout en sécurisant vos recrutements.
Avantage n°2 : Accéder à des compétences spécialisées
Les prestataires spécialisés dans l’externalisation du recrutement disposent d’experts qui maîtrisent les méthodes de sourcing, votre secteur et vos métiers (chez Solantis, c’est l’IT & le digital !). Vous bénéficiez ainsi d’un savoir-faire éprouvé et de techniques d’approche ciblées.
Avantage n°3 : Réduire le time-to-hire
Plus vos postes restent vacants, plus l’impact est lourd sur la performance et la satisfaction de vos équipes. L’externalisation permet de raccourcir vos délais de recrutement grâce à des process optimisés et des techniques performantes.
Avantage n°4 : Renforcer la qualité de vos recrutements
En externalisant, vous sécurisez chaque étape : qualification précise des besoins, présélection rigoureuse, évaluation des compétences, suivi personnalisé des candidats. Tout ceci réduit les (mal)chances de faire des erreurs de recrutement.
Avantage n°5 : Gagner en flexibilité
Que vous ayez besoin de recruter ponctuellement ou de gérer un volume important sur plusieurs mois, vous pouvez dimensionner la prestation en fonction de vos priorités. C’est un levier particulièrement utile pour accompagner une croissance rapide ou absorber un pic d’activité.
Avantage n°6 : Optimiser les coûts
L’externalisation permet de transformer des charges variables (et parfois difficiles à anticiper et traçabiliser) en coûts maîtrisés et prévisibles. Vous n’avez plus à supporter des coûts fixes structurels pour des besoins pouvant être irréguliers.
Vous l’aurez compris : si vous recherchez plus d’agilité, d’expertise et de visibilité sur vos recrutements, l’externalisation a tout pour vous correspondre.
Les limites et points de vigilance à prendre en compte
Si l’externalisation du recrutement présente de nombreux avantages, elle n’est pas pour autant exempte de contraintes. Pour que cette démarche soit réellement efficace, pensez à bien anticiper certains points de vigilance et à vous poser les bonnes questions avant de vous lancer.
Inconvénient n°1 : La nécessité de cadrer très précisément les projets
L’une des principales causes d’insatisfaction dans les projets d’externalisation est le manque de définition claire des objectifs et des responsabilités. Pour éviter cet écueil, vous devez impérativement :
- Formaliser vos besoins : nombre de postes, profils recherchés, délais souhaités.
- Clarifier le niveau d’intervention attendu : simple sourcing, accompagnement global, RPO complet dans la durée.
- Déterminer les indicateurs de succès (KPIs).
Un cadrage précis est la première étape pour garantir une collaboration fluide et des résultats conformes à vos attentes.
Inconvénient n°2 : L’alignement avec votre culture d’entreprise
En externalisant vos recrutements, vous confiez une partie de votre marque employeur à un partenaire. Alors assurez-vous que celui-ci comprenne bien votre culture, vos valeurs et votre mode de fonctionnement. Plus votre partenaire est immergé dans votre environnement, plus il sera en mesure de représenter fidèlement votre image auprès des candidats.
Pensez à lui partager :
- Vos messages-clés et votre discours RH.
- Les éléments différenciants de votre entreprise.
- Les spécificités de vos équipes et de vos métiers.
Inconvénient n°3 : La question de la confidentialité
Le recrutement implique parfois des données sensibles (stratégie de développement, informations salariales, projets confidentiels). Vous devez vérifier que votre prestataire applique des standards rigoureux en matière de sécurité et de confidentialité.
N’hésitez pas à prévoir dans votre contrat de prestation :
- Des clauses spécifiques de non-divulgation.
- Des process sécurisés de traitement des candidatures.
- Des engagements sur la protection des données personnelles.
Inconvénient n°4 : Le risque de dépendance au prestataire
Enfin, l’externalisation crée par nature une certaine dépendance vis-à-vis de votre partenaire. Pour en limiter les risques, prévoyez des points de suivi réguliers. Conservez également une visibilité complète sur le pipeline de recrutement.
Assurez-vous par ailleurs de pouvoir récupérer vos données et vos process en fin de mission. Ces précautions vous permettront de bénéficier des atouts de l’externalisation tout en conservant la maîtrise de votre stratégie RH.
Externalisation du recrutement ou RPO : est-ce la même chose ?
Vous entendez souvent parler d’externalisation du recrutement (ou d’outsourcing du recrutement) et de RPO, parfois comme s’il s’agissait du même concept. Pourtant, une différence (subtile) existe entre ces deux expressions.
L’externalisation du recrutement, au sens large, désigne le fait de confier tout ou partie d’un processus de recrutement à un prestataire externe. Cette démarche peut être ponctuelle ou à plus long terme.
En cas d’externalisation ponctuelle, le prestataire intervient principalement sur un volume ou un périmètre limités, sans s’intégrer de façon permanente à votre organisation. Vous gardez la plupart des process et des outils internes, et vous sollicitez une expertise ciblée, à la demande.
Le RPO (Recruitment Process Outsourcing), quant à lui, s’inscrit dans une logique plus globale et pérenne. Vous confiez à un partenaire externe tout ou partie de votre processus de recrutement sur une période définie, souvent plusieurs mois, voire plusieurs années.
Concrètement, le RPO se caractérise par :
- Une équipe dédiée qui agit en extension de vos équipes RH (parfois dans vos locaux).
- Des process partagés et harmonisés avec votre entreprise.
- Des outils de pilotage et des reportings intégrés.
- Une immersion plus forte dans votre culture d’entreprise.
Le RPO est particulièrement pertinent si vous souhaitez professionnaliser vos recrutements dans la durée, absorber des volumes importants et/ou structurer un dispositif complet avec des indicateurs de performance partagés.
Le choix entre externalisation ponctuelle et RPO dépend de plusieurs critères :
- Votre maturité RH : si vous souhaitez structurer vos pratiques en matière de recrutement, le RPO apporte un cadre adapté.
- Vos volumes de recrutement : des besoins récurrents et importants impliquent souvent un RPO.
- Votre budget et vos contraintes internes : l’externalisation ponctuelle peut répondre à un besoin ciblé dans le temps.
Comment réussir votre projet d’externalisation du recrutement ?
Pour que l’externalisation de vos recrutement devienne un levier de performance (et non une simple sous-traitance), il vous faut structurer votre démarche en amont. Nous vous résumons les étapes clés que nous recommandons à nos clients pour garantir le succès de leur projet de RPO.
Étape 1 : Bien définir vos objectifs
Avant toute chose, clarifiez ce que vous attendez :
- Souhaitez-vous réduire vos délais de recrutement ?
- Optimiser le coût de vos recrutements ?
- Accroître la qualité des candidatures ?
- Renforcer votre marque employeur ?
Plus vos objectifs sont précis, plus votre partenaire pourra construire un dispositif adapté à vos besoins en recrutement.
Étape 2 : Choisir le bon partenaire pour vous accompagner
Le succès d’une externalisation dépend en grande partie du prestataire que vous sélectionnez. Vérifiez notamment :
- Sa connaissance de votre secteur et de vos métiers.
- Les outils qu’il propose (sourcing, suivi des candidatures, reporting).
- Sa capacité à s’adapter à vos process internes et à les faire évoluer.
- Ses références et ses retours d’expérience sur des projets comparables.
Chez Solantis, nous intervenons spécifiquement sur les recrutements IT et digitaux, avec des équipes expertes sur ces métiers et des méthodes ayant fait leurs preuves (aussi bien dans des grands groupes que dans des startups).
Étape 3 : Anticiper les KPI à monitorer
Externaliser ne signifie pas renoncer à la maîtrise de votre stratégie RH. Au contraire, il est indispensable de fixer des indicateurs de performance, tels que :
- Le time-to-hire.
- Le taux de satisfaction des managers.
- Le nombre de candidatures qualifiées.
- Le taux de rétention après embauche.
Ces KPIs serviront de repères pour piloter votre partenariat et ajuster la démarche si besoin.
Étape 4 : Impliquer vos équipes en interne
Le succès passe aussi par l’adhésion de vos collaborateurs :
- Informez vos équipes RH et opérationnelles des raisons de l’externalisation.
- Présentez votre partenaire et son rôle.
- Organisez des points réguliers pour partager les avancées et recueillir les retours.
Plus la démarche est collaborative, plus l’externalisation est fluide et bien acceptée par tous.
Étape 5 : Prévoir une documentation claire
Enfin, pensez à formaliser tous les aspects pratiques : contrat et clauses de confidentialité, reportings, KPI, SLA, modalités de sortie et de renouvellement de la prestation, etc.
C’est en sécurisant tous ces éléments avec votre prestataire que vous pourrez engager sereinement un projet structuré de délégation pour vos recrutements.
Qu’elle prenne la forme d’un dispositif ponctuel ou d’un RPO structuré, l’externalisation du recrutement est devenue un levier stratégique pour gagner en agilité et en performance. En confiant vos recrutements à un partenaire expert, vous sécurisez chaque étape, vous accélérez vos délais et vous offrez une expérience plus qualitative à vos candidats.
Vous envisagez d’externaliser vos recrutements ou de structurer un dispositif RPO adapté à vos besoins ? Chez Solantis, nous accompagnons depuis plus de 15 ans des entreprises du digital et de l’IT dans leurs projets d’externalisation. Cliquez ici pour nous parler de votre besoin.
