Si vous travaillez dans les RH, vous l’avez forcément vécu : des postes qui restent ouverts trop longtemps, des managers qui s’impatientent, des candidats qui disparaissent sans prévenir… et des équipes qui subissent la charge de travail en attendant l’arrivée des nouvelles recrues. Le tout avec un marché de l’emploi tendu, où les profils qualifiés reçoivent plusieurs offres en parallèle.
Dans ce contexte, votre time-to-hire (qui désigne le délai entre la première prise de contact et l’acceptation d’une offre d’embauche) devient un KPI déterminant. Plus il est long, plus vos chances d’attirer les talents diminuent.
Mais réduire le time-to-hire de vos recrutements n’a rien d’évident : entre le sourcing, la qualification, les entretiens, les validations internes et les prises de décision, les étapes s’accumulent vite… et chaque blocage rallonge votre délai d’embauche.
Dans cet article, nous allons vous aider à :
- Comprendre ce qu’est réellement le time-to-hire (temps d’embauche).
- Cerner les KPI RH associés (ceux qui comptent vraiment dans vos process de recrutement).
- Puis explorer des pistes concrètes pour raccourcir vos délais de recrutement (dont l’une des plus efficaces : le RPO, un modèle opérationnel que nous déployons pour structurer et accélérer le recrutement de nos clients).
Qu’est-ce que le time-to-hire ?
Le time-to-hire correspond à la durée qui s’écoule entre le moment où vous entrez en contact avec un candidat (suite à une réponse à candidature, d’un sourcing actif, d’une approche directe, etc.) et le moment où ce candidat accepte votre offre.
C’est donc un indicateur très opérationnel, centré sur la vitesse et la fluidité de votre processus de recrutement. On peut le traduire en français par durée de recrutement (ou parfois par durée d’embauche).
Plus votre time-to-hire est court, moins vous risquez de perdre des talents en cours de route, et plus vos équipes opérationnelles restent productives. Le time-to-hire permet aussi d’identifier vos points de friction :
- Trop d’étapes d’entretiens ;
- Manque de réactivité des managers opérationnels ;
- Validations finale trop lente ;
- Absence de relances des candidats ;
- Besoin mal cadré au départ…
C’est un KPI simple, mais redoutablement révélateur. En suivant votre time-to-hire de près, vous obtenez une vision claire de la performance de vos recrutements “à chaud” (poste par poste).
Que signifie « délai d’embauche » ?
Le délai d’embauche (ou time-to-fill) est souvent confondu avec le time-to-hire, alors qu’il mesure une réalité différente. Ici, on s’intéresse à l’ensemble du cycle de recrutement, depuis l’ouverture du poste jusqu’à l’acceptation de l’offre finale.
C’est donc un indicateur plus global, qui prend en compte :
- La validation du besoin en interne ;
- La rédaction et publication de l’annonce ;
- Le sourcing et la présélection ;
- Les entretiens de recrutement ;
- Les décisions managériales ;
- La proposition contractuelle ;
- L’acceptation du candidat retenu.
Le délai d’embauche permet de comprendre l’impact organisationnel de vos recrutements :
- Combien de temps un poste reste réellement vacant ?
- Comment votre organisation priorise ses recrutements ?
- Quels sont les blocages structurels de vos process de recrutement ?
En résumé :
- Time-to-hire = durée du process de recrutement côté candidat
- Délai d’embauche (time-to-fill) = durée totale pour pourvoir un poste
Les deux sont complémentaires, et leur analyse combinée offre une vision fine de l’efficacité globale de votre recrutement.
Quel est le délai moyen d’un recrutement ?
Le délai moyen d’un recrutement varie fortement selon plusieurs facteurs : le secteur, la rareté des compétences recherchées, la maturité du service RH, la disponibilité des managers et la rapidité du processus de décision.
En moyenne, le délai de recrutement en France se situe autour de 12 semaines (et à 15 semaines dans le secteur de l’industrie), selon le baromètre Apec des pratiques de recrutement des cadres 2024.
Plusieurs facteurs structurels expliquent des délais d’embauche aussi longs :
- Des process trop longs : 4, 5 ou 6+ entretiens successifs, étalés sur plusieurs semaines.
- Un manque de disponibilité en interne : managers qui peinent à trouver des créneaux.
- Des candidats (très) sollicités : ils reçoivent plusieurs propositions en parallèle.
- Des offres insuffisamment attractives ou mal cadrées.
- Une absence d’un vrai pilotage via des KPIs, ce qui empêche de repérer les goulots d’étranglement.
Résultat : plus le délai s’allonge, plus vous risquez de perdre les meilleurs profils (souvent avant même la fin du processus).
L’enjeu est stratégique. Car réduire ce délai ne signifie pas seulement “gagner du temps”. C’est aussi et surtout :
- Améliorer l’expérience candidat ;
- Réduire les pertes de productivité de votre entreprise ;
- Limiter l’effet “poste vacant” (et la frustration de vos équipes) ;
- Et augmenter drastiquement les taux d’acceptation de vos propositions d’embauche.
D’où l’intérêt de suivre de près les KPI associés. C’est précisément ce que nous allons voir maintenant.
Un (rapide) point sur les principaux KPI du recrutement : time-to-hire, coût par embauche et taux de rétention
Pour améliorer vos délais d’embauche, il ne suffit pas d’agir à l’instinct. Vous devez suivre les bons indicateurs. Trois KPIs sont particulièrement utiles pour comprendre la performance de votre recrutement et identifier les leviers d’amélioration.
1 – Le time-to-hire : votre indicateur de vitesse opérationnelle
Nous l’avons vu : le time-to-hire mesure le temps écoulé entre le 1ᵉʳ contact avec un candidat et son acceptation de l’offre. C’est l’un des KPI les plus révélateurs de la fluidité de votre process.
Un time-to-hire trop élevé peut indiquer : un manque de réactivité sur les retours, des étapes d’entretien trop nombreuses, des validations internes trop lentes, ou encore une faible coordination entre RH et managers. C’est le KPI idéal pour mesurer l’efficacité immédiate de votre processus de recrutement.
2 – Le coût par embauche : un indicateur souvent sous-estimé
Le coût par embauche englobe l’ensemble des dépenses liées à un recrutement :
- Diffusion d’annonces ;
- Outils RH (ATS, jobboards) ;
- Temps total passé par les RH et managers ;
- Prestations externes éventuelles (cabinet, sourcing, etc.) ;
- Phase d’onboarding initiale.
Quand le délai d’embauche s’allonge, ce coût augmente mécaniquement, notamment à cause de la mobilisation prolongée des équipes, de la nécessité d’intensifier le sourcing, mais aussi du manque à gagner lié au poste vacant. Suivre ce KPI permet de comprendre l’impact économique d’un process de recrutement trop lent.
3 – Le taux de rétention : l’indicateur de qualité finale
Le taux de rétention mesure le pourcentage de nouveaux collaborateurs toujours présents dans l’entreprise 6, 12 ou 18 mois après leur arrivée. C’est un KPI précieux pour évaluer :
- La qualité des recrutements ;
- L’adéquation culturelle ;
- La pertinence des attentes managériales ;
- Et la qualité de l’onboarding.
Un recrutement “rapide mais un peu aléatoire” coûte plus cher qu’un recrutement “raisonnable mais durable”. C’est pour cela que le time-to-hire doit toujours être optimisé sans sacrifier la qualité.
En quoi ces 3 KPIs sont liés ?
Parce qu’ensemble, ils vous donnent une vision complète de votre performance :
- Time-to-hire → rapidité du process de recrutement
- Coût par embauche → impact économique
- Taux de rétention → qualité long terme
Lorsque ces trois indicateurs s’améliorent simultanément, votre recrutement devient un véritable levier de performance (et non un centre de coûts !).
6 pistes concrètes pour réduire le time-to-hire
Réduire vos délais de recrutement ne dépend pas d’une seule action. C’est l’ensemble du processus qui doit être revu pour gagner en fluidité. Voici 6 pistes concrètes pour diminuer votre time-to-hire sans compromettre la qualité de vos embauches.
Piste n°1 : Mieux cadrer le besoin dès le départ
Le time-to-hire explose souvent à cause d’un brief imprécis. Un poste mal défini entraîne des candidats inadaptés, des allers-retours avec les managers et un temps perdu en entretiens inutiles.
Pour éviter ça, clarifiez dès le début :
- Les compétences indispensables
- Les critères secondaires
- Le niveau d’expérience attendu
- Les éléments non négociables
- La fourchette salariale validée
Un brief bien construit peut réduire votre délai d’embauche de 20 à 30 %.
Piste n°2 : Simplifier et standardiser vos étapes d’entretien
Beaucoup d’entreprises perdent des candidats simplement parce que leurs process sont trop longs. Pour gagner en efficacité :
- Limitez-vous à 2 ou 3 entretiens maximum.
- Regroupez plusieurs interlocuteurs lors d’un même créneau.
- Standardisez les questions clés (techniques et comportementales).
- Informez le candidat de toutes les étapes dès le départ.
Moins d’incertitude = moins d’abandon en cours de route.
Piste n°3 : Impliquer les managers plus tôt et plus clairement
Les managers sont souvent un point de friction majeur dans le time-to-hire. Pas par mauvaise volonté, mais par manque de temps, d’outil ou de visibilité.
Pour les aider à être plus réactifs :
- Partagez-leur les KPIs de leur périmètre.
- Réservez des créneaux d’entretien fixes chaque semaine.
- Transmettez des shortlists très ciblées.
- Partagez vos retours en temps réel.
Un manager aligné et réactif = un process jusqu’à 2 fois plus rapide.
Piste n°4 : Diversifier vos canaux de sourcing
Si vous vous appuyez uniquement sur les annonces, vos délais vont s’allonger. Pour réduire le time-to-hire, adoptez une stratégie multicanale :
- Approche directe et chasse sur LinkedIn
- Jobboards spécialisés selon le métier
- Événements et communautés
- Bases de données ATS
- Viviers internes
- Cooptation
Plus vos sources sont variées, plus vous accélérez l’identification des bons profils.
Piste n°5 : Améliorer votre communication candidat
Un candidat qui n’a aucune visibilité abandonne plus vite. Une communication claire et régulière fait souvent gagner plusieurs jours. Voici quelques réflexes :
- Répondre sous 48 heures maximum.
- Partager les étapes restantes.
- Donner un délai estimé.
- Envoyer un feedback même en cas de refus (cela renforce votre marque employeur).
La réactivité crée la confiance. Et la confiance fait avancer plus vite.
Piste n°6 : Réduire votre time-to-hire grâce au RPO
Le RPO (Recruitment Process Outsourcing) est aujourd’hui l’un des moyens les plus efficaces pour réduire votre délai d’embauche de manière durable. Pourquoi ? Parce qu’il agit sur toutes les causes du time-to-hire :
- Absence de pilotage.
- Manque de ressources RH.
- Désorganisation du processus.
- Lenteurs des prises de décision.
- Sourcing insuffisant ou mal ciblé.
- Faible réactivité dans l’organisation des entretiens.
Concrètement, un dispositif RPO vous aide à :
- Accélérer votre sourcing : un consultant RPO maîtrise vos métiers, connaît les canaux efficaces, chasse activement et vous présente rapidement des profils qualifiés.
- Fluidifier tout le process d’entretien : il coordonne les managers, cale les créneaux, relance les candidats et évite les temps morts.
- Suivre le time-to-hire en temps réel : grâce à des reportings hebdomadaires, vous identifiez immédiatement les goulots d’étranglement.
- Professionnaliser votre recrutement : le RPO apporte structure, méthodologie et expérience, ce qui réduit naturellement vos délais d’embauche.
Résultat : le time-to-hire diminue de plusieurs semaines, de façon mesurable et durable.
Réduisez vos délais de recrutement grâce au RPO (Recruitment Process Outsourcing)
Nous l’avons vu à travers cet article, réduire votre time-to-hire n’est pas qu’une question d’organisation. C’est aussi une question de ressources, de méthodologie et de priorisation. Et c’est exactement ce que permet un dispositif RPO : apporter une équipe dédiée, intégrée et experte, capable de fluidifier l’ensemble de votre chaîne de recrutement.
Un consultant ou une équipe RPO peut être opérationnel(le) en quelques jours. Cette capacité à “muscler” rapidement vos process de recrutement fait gagner des semaines sur l’identification des bons candidats.
De plus, un bon RPO permet de suivre votre time-to-hire en temps réel, ainsi que le nombre de candidats rencontrés, le degré d’avancement par poste et les performances des canaux de sourcing. Un tel pilotage vous aide à identifier les blocages et à corriger le tir sans attendre.
En résumé, un dispositif RPO vous permet de gagner en vitesse, en visibilité et en qualité. Trois leviers essentiels pour réduire durablement votre time-to-hire. C’est ce que nous faisons chez Solantis, avec une approche sur-mesure pensée pour les organisations qui veulent agir sur ces 3 leviers. Cliquez ici pour découvrir notre approche.
Et si vous voulez voir concrètement à quoi ressemble le RPO (et ses résultats), ne manquez pas ces études de cas concrètes issues de nos clients.
